¶ Hintergrund
Im Zuge der Migration von der TF auf den neuen Mailserver im Rechenzentrum steht möglicherweise weniger Speicherplatz für die Postfächer zur Verfügung. Deshalb kann es erforderlich sein, ältere E-Mails vor der Migration aus dem Postfach auszulagern, um das TF-Postfach für die Migration vorzubereiten.
Die E-Mails werden dabei zunächst lokal in Thunderbird gespeichert und anschließend zusätzlich als Backup auf dem Benutzer-Netzlaufwerk U: gesichert. Erst wenn die Sicherung erfolgreich überprüft wurde, können die entsprechenden E-Mails aus dem TF-Mailpostfach gelöscht werden.
Diese Anleitung beschreibt das Vorgehen Schritt für Schritt.
¶ Wichtige Hinweise vor Beginn
Bitte lesen Sie diese Hinweise vollständig, bevor Sie mit der Sicherung beginnen.
¶ Nicht die Thunderbird-Archivfunktion verwenden
Bitte verwenden Sie nicht die Archiv-Funktion von Thunderbird.
Für diese Art der Auslagerung werden die E-Mails stattdessen in einen Ordner unter Lokale Ordner (Local Folders) kopiert. Dadurch bleibt eindeutig nachvollziehbar, welche E-Mails ausgelagert wurden.
¶ Thunderbird-Profil nicht auf U: verschieben
Das Thunderbird-Profil darf nicht direkt auf dem Netzlaufwerk U: betrieben werden.
Thunderbird sollte weiterhin mit einem lokalen Profil auf dem Rechner arbeiten. Das Netzlaufwerk U: dient ausschließlich als zusätzlicher Backup-Speicher.
¶ Immer „Kopieren in“ verwenden
Bei der Sicherung müssen die E-Mails zunächst kopiert werden.
Kopieren in verwenden – niemals Verschieben in.
So bleiben die Original-E-Mails auf dem Mailserver erhalten, bis die Sicherung vollständig überprüft wurde.
¶ 1. Lokalen Sicherungsordner in Thunderbird anlegen
Zunächst wird in Thunderbird ein lokaler Ordner angelegt, in den die auszulagernden E-Mails kopiert werden.
- Thunderbird öffnen.
- In der Ordnerliste links zu Lokale Ordner (Local Folders) gehen.
- Mit der rechten Maustaste auf Lokale Ordner klicken.
- Neuer Ordner (New Folder) auswählen.
- Als Namen beispielsweise eingeben:
Sicherung-MailverlagerungDieser Ordner enthält anschließend die lokale Kopie der ausgelagerten E-Mails.
¶ 2. E-Mail-Ordner in den lokalen Sicherungsordner kopieren
Thunderbird sollte größere Ordner möglichst einzeln kopieren. Wenn ein Ordner viele E-Mails oder Unterordner enthält, kann der Kopiervorgang längere Zeit dauern oder Thunderbird sogar abstürzen.
¶ Ordner kopieren
- Wählen Sie den zu sichernden Ordner aus, beispielsweise Posteingang (Inbox) oder einen Projektordner.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner.
- Wählen Sie:
Kopieren in → Lokale Ordner → Sicherung-Mailverlagerung¶ Wichtig
- Kopieren in, niemals Verschieben in verwenden.
- Kopieren Sie möglichst nur einen größeren Hauptordner zur Zeit.
- Starten Sie nicht gleichzeitig mehrere umfangreiche Kopiervorgänge.
- Bei sehr großen Ordnern kann das Kopieren einige Zeit dauern.
- Thunderbird während des Kopiervorgangs nicht beenden.
- Warten Sie, bis der Kopiervorgang vollständig abgeschlossen ist.
¶ 3. Kopierte E-Mails überprüfen
Nach jedem größeren Kopiervorgang sollte überprüft werden, ob die E-Mails vollständig kopiert wurden.
Vergleichen Sie dazu beispielsweise:
- die Anzahl der E-Mails im ursprünglichen Ordner
- mit der Anzahl der E-Mails im entsprechenden Ordner unter
Lokale Ordner → Sicherung-Mailverlagerung
Wenn die Anzahl übereinstimmt, ist das ein guter Hinweis darauf, dass der Kopiervorgang erfolgreich war.
Bei besonders wichtigen oder umfangreichen Ordnern sollten zusätzlich stichprobenartig einige E-Mails geöffnet werden.
¶ 4. Zusätzliche Sicherung auf U: erstellen
Nachdem die E-Mails erfolgreich in Thunderbird lokal kopiert und überprüft wurden, wird eine zweite Kopie auf dem Netzlaufwerk U: erstellt.
Diese Kopie dient als zusätzliche Sicherung für den Fall, dass später Probleme mit dem Rechner oder dem lokalen Thunderbird-Profil auftreten.
¶ Lokalen Thunderbird-Ordner finden
Der lokale Thunderbird-Mailordner befindet sich normalerweise innerhalb des Thunderbird-Profils, beispielsweise unter:
C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\<Profil>\Mail\Sicherung-MailverlagerungDer genaue Pfad kann je nach Thunderbird-Installation und Profil abweichen.
¶ Ordner auf U: kopieren
Kopieren Sie den Ordner
Sicherung-Mailverlagerungnach beispielsweise:
U:\Sicherung-Mailverlagerung¶ Wichtig
- Prüfen Sie vorher, ob auf U: ausreichend Speicherplatz vorhanden ist.
- Die Kopie auf U: sollte nach Abschluss der Sicherung nicht mehr verändert werden.
- U: ist hier ausschließlich als Backup-Speicher gedacht.
- Thunderbird sollte nicht direkt mit den Daten auf U: arbeiten.
¶ 5. Gesendete E-Mails ebenfalls sichern
Falls ältere gesendete E-Mails ebenfalls aus dem Postfach entfernt werden sollen, müssen diese ebenfalls gesichert werden.
Dazu kann unter
Lokale Ordner → Sicherung-Mailverlagerung
beispielsweise ein Unterordner
Gesendet-Sicherungangelegt werden.
Anschließend:
- Den Ordner Gesendet öffnen.
- Mit
Strg + Aalle E-Mails markieren. - Mit der rechten Maustaste auf die Auswahl klicken.
- Kopieren in → Lokale Ordner → Sicherung-Mailverlagerung → Gesendet-Sicherung auswählen.
- Den Kopiervorgang vollständig abwarten.
- Anschließend die Anzahl der E-Mails kontrollieren.
Auch diese Daten werden anschließend zusammen mit der übrigen Sicherung auf U: kopiert.
¶ 6. Große E-Mails identifizieren
Wenn besonders viel Speicherplatz eingespart werden muss, kann es sinnvoll sein, zunächst die größten E-Mails zu ermitteln.
Blenden Sie dazu in Thunderbird die Spalte Größe (Size) ein und sortieren Sie den Ordner nach dieser Spalte.
Große E-Mails enthalten häufig umfangreiche Anhänge.
Falls die Anhänge nicht mehr benötigt werden, kann unter Umständen auch nur die E-Mail ohne den Anhang aufbewahrt werden. Dies sollte jedoch nur erfolgen, wenn sicher ist, dass die Anhänge später nicht mehr benötigt werden.
¶ 7. Erst nach erfolgreicher Sicherung E-Mails löschen
Erst wenn die lokale Sicherung und das zusätzliche Backup auf U: erfolgreich erstellt und überprüft wurden, dürfen die entsprechenden Original-E-Mails aus dem Mailpostfach gelöscht werden.
Dadurch wird Speicherplatz auf dem Mailserver frei.
Empfohlenes Vorgehen:
- E-Mails in Thunderbird lokal kopieren.
- Kopiervorgang überprüfen.
- Lokale Sicherung zusätzlich nach U: kopieren.
- Sicherung auf U: überprüfen.
- Erst danach die entsprechenden E-Mails aus dem Mailpostfach löschen.
Wichtig: Löschen Sie die Original-E-Mails nicht, bevor mindestens eine vollständige und überprüfte Sicherung vorhanden ist.
¶ Wiederherstellung bei einem Rechnerwechsel
Die Sicherung auf U: kann bei Bedarf auf einem anderen Rechner wieder in Thunderbird eingebunden bzw. zurückkopiert werden.
Kopieren Sie dazu den gesicherten Ordner beispielsweise von
U:\Sicherung-Mailverlagerungin den lokalen Thunderbird-Mailbereich des neuen Rechners:
C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\<Profil>\Mail\Die vorhandene Ordnerstruktur muss dabei erhalten bleiben.
Anschließend Thunderbird starten und kontrollieren, ob die gesicherten Ordner und E-Mails unter Lokale Ordner angezeigt werden.
¶ Kurzfassung
Für die Migration gilt:
TF-Mailserver → Thunderbird Lokale Ordner → Backup auf U: → Kontrolle → erst dann vom TF-Mailserver löschen
Damit existiert vor dem Löschen der alten E-Mails sowohl eine lokale Kopie als auch eine zusätzliche Sicherung auf dem Netzlaufwerk. Jetzt ist das Postfach aufgeräumt und bestend vorbereitet für eine Verlagerung in das Rechenzentrums-Postfach.